Vad innebär det att vara valberedning?

#

Uppdraget innebär att förbereda ett förslag till årsmötet på vilka personer som skall väljas till styrelse, revisor och eventuellt andra poster. Det är årsmötet som beslutar, men ett välbalanserat förslag med i förväg tillfrågade personer underlättar. Det gör det möjligt att välja en bättre styrelse än man annars hade kunnat göra på sittande möte.

Styrelsen ska enligt stadgarna bestå av “ordförande, sekreterare och kassör samt minst två och högst fyra övriga ledamöter. Vid behov kan även upp till tre rangordnade suppleanter väljas”.

Det innebär att valberedningen ska föreslå 5-7 ledamöter och upp till 3 suppleanter. Styrelsen kommer på sitt första konstituerande styrelsemöte inom sig utse vem som ska vara ordförande, kassör och sekreterare.

Följande behöver göras:

#

1. Direkt efter att valberedningen valts bör kommunikationsvägar upprättas. Det finns en mejladress valberedning@dfri.se som ska gå till valberedningens alla ledamöter. Mejla noc@dfri.se och meddela vilka mejladresser som skall ingå.
2. Under året fram till nästa årsmöte är det en fördel om valberedningen kan närvara på styrelsemöten och även i övrigt vara involverad i föreningens verksamhet. På så sätt kan valberedningen se om den nuvarande styrelsen fungerar bra. Det kan behöva bytas ut ledamöter eller kompletteras med andra kompetenser.
3. Några månader innan nästa årsmötet måste valberedningen börja förbereda sitt förslag. Börja med att fråga nuvarande styrelseledamöter om de är villiga att låta sig väljas för ytterligare ett år. Om styrelseledamöterna gör ett bra jobb och bidrar med kompetenser som behövs i styrelsen/föreningen så är det smidigt om de vill fortsätta.
4. Bestäm också om det finns kompetenser som saknas och som det behöver kompletteras med. I en föränderlig värld behövs det ibland nya kompetenser för att föreningen ska kunna anpassa sig och fungera bra. Det kan också ha skett avhopp under året som behöver ersättas.
5. Ett välbalanserat förslag bör innehålla personer som har kompetens att vara ordförande, kassör och sekreterare. Det är visserligen styrelsen själv som väljer vem som ska göra vad men de måste ha personer inom styrelsen som passar.
6. Det är också lämpligt att ha någon från systemadministratörsgruppen i styrelsen. Det är en viktig del av föreningens verksamhet och det underlättar om de finns representerade. Utöver det kan det exempelvis behövas kommunikatör/journalist, medlemsvärvare, konferensanordnare, bidragssökare, remissvarsskrivare eller något annat som behövs för att driva föreningens arbete framåt.
7. Diskutera gärna med föreningens ordförande eller andra styrelseledamöter för att fånga upp vilka kompetenser som behövs. Utnyttja styrelsens och era egna kontakter för att hitta nya ledamöter. Även medlemslistan (medlem@lists.dfri.se) och öppna listan (listan@lists.dfri.se) kan användas för att annonsera efter intresserade eller tips.
8. Presentera ert förslag i god tid innan årsmötet så att alla medlemmar hinner läsa det och ta ställning. Detta bör ske minst en vecka innan årsmötet.
9. Av tradition brukar inte valberedningen föreslå en ny valberedning, speciellt om de själva kan tänka sig att bli omvalda. Det blir därför styrelsen eller föreningens ordförande som föreslår ny valberedning på årsmötet. Ha en diskussion med styrelsen/ordföranden om detta så att även valet av valberedning är väl förberett.